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LIFE STYLE- ライフスタイル -

2020.01.14

ビジネスマナーの教科書 vol.16招待状・案内状への返事の仕方

会社の同僚や取引先の結婚式、式典や祝賀会などの「招待状」や「案内状」をいただく機会も増えてくるだろう。大切なのは、相手にお祝いの気持ちが伝わる返事だ!

招待状・案内状の返事の仕方って難しいけれど、基本は、「即レス」が鉄則となる。そして、相手の立場に立つことが大事だ! そこで、まずは、招待状や案内状を受け取ったときに気にかけてほしいことを大きく4つに分けて解説する。そして、返信用ハガキの書き方もキチン覚えて大人のマナーをマスターしよう。

想いが詰まった案内に応える時の4ヶ条

①2~3日以内の返信を
招待状は返信の期日に関わらず2~3日以内、遅くとも1週間以内に。迅速な対応は相手へのお祝いの気持ちを示すことができる!

②必ず同封のハガキで返信する
たとえ口頭やメールで返事をしていても、受け取った招待状に同封された返信用ハガキでの返信はマスト。正しい形式に則った返事が◎

③即レスできないなら、まず電話!
参加に際し、どうしてもすぐに返事ができない場合は、その旨を事前に連絡。もしくは返事を延ばしてもらえるか素直に相談しよう。

④欠席するならフォローはマスト!
どうしてもスケジュールが合わず欠席となった場合は、当日に祝電が届くようにするなど、お祝いの気持ちを届ける手段を取ろう。

 

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返信用ハガキの書き方

 

返信用ハガキの書き方

次に返信用ハガキの書き方について詳しく見ていこう。お祝い事に対する返事にはNGワードもあるので注意が必要だ!

相手への敬意を払うためにも、宛名の下に書かれている「行」の文字を二重線で消し、敬称に書き直す。個人名の場合は「行→様」に、会社名や団体名なら「行→御中」に直そう。

裏書き 出席の場合
「御出席」「御住所」はいずれも「御」の字(「御芳名」は「御芳」)を二重線で消し、「出席」は○で囲み、「いたします」と書き加え住所と名前を記入しよう。「御欠席」はすべて二重線で消すように。余白にお祝いの言葉を簡潔に書き記そう。

裏書き 欠席の場合
「御欠席」「御住所」はいずれも「御」の字(「御芳名」は「御芳」)を二重線で消し、「欠席」は○で囲み、「いたします」と書き加え、住所と名前を記入しよう。「御出席」はすべて二重線で消すように。余白にはお祝いの言葉と欠席の理由、お祝いの言葉を簡潔に。

思いやりには思いやりで応えよう!
招待状や案内状を頂いたら、返事を出すことはもちろんだが、相手が君に来てほしいという思いが込められたものだということを心に留めておいてほしい。そうすれば、自ずと相手に対して添えるべき言葉も浮かんでくるはずだ。出席であれば、お祝いの気持ちやご招待してくださったことに対する感謝の想いを。欠席であれば「お祝いの言葉+欠席の理由とお詫びの言葉」を書き添えよう。ただし、欠席の理由を明確に書くのではなく「やむを得ない事情により~」といったようにぼかして伝えた方が大人のマナーとしては正解。書面という形だからこそ、失礼のないようにより一層の思いやりを持って向き合っていこう。

 

ビジネスマナーの教科書
vol.1 挨拶&返事の基本、できてる?
vol.2 相手に伝わる話し方について
vol.3 話し方で周りからの評価をUP!
vol.4 言葉選びのマナー
vol.5 意見が対立した時の話し方
vol.6 「聞き上手」になるためには?
vol.7 身だしなみの基本
vol.8     スーツスタイルの基本
vol.9    ビジネスカジュアルの身だしなみ
vol.10  社会人1年生のカバンの中身
vol.11 ビジネス文書を極めよう
vol.12 頭語・結語・時候の挨拶と前文・末文の挨拶
vol.13  社内文書の基本
vol.14  社外文書の基本
vol.15  封筒・ハガキの宛名書きについて
vol.17  電話応対の基本
vol.18  電話を受けるときの秘訣
vol,19  クレーム電話対策のススメ
vol.20  指示・報告・連絡・相談の基本
vol.21 「来客応対」の基本を知ろう
vol.22 「他者訪問」の基本を知ろう

監修:西出ひろ子
マナーコンサルタント・美道家。ヒロコマナーグループ代表。ウイズ株式会社代表取締役会長。HIROKO ROSE株式会社代表取締役社長。一般社団法人マナー教育推進協会代表理事。これまで10万人以上に対してマナー研修やおもてなし講座などを開催するだけでなく、マナー評論家としてテレビ番組などのメディアへの出演も多数。これまで国内外で90冊以上の著書・書籍監修を手がけている。

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