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LIFE STYLE- ライフスタイル -

2020.01.20

ビジネスマナーの教科書 vol.17電話応対の基本

どんな職種でも、避けては通れない電話応対。初めは緊張するけど、基本さえおさえればスムーズに応対できるようになる!

社会人としてマスターしておきたい
電話をかけるときの心得

仕事相手と最初に言葉を交わすことにもなる「電話」での応対。お互いの顔が見えない分、誤解なくしっかりと相手に伝えたいところ。そのために、まずは電話をかける時の心得を学んでいこう。

顔が見えないからこそしっかり伝えるコツ
顔が見えない中での応対だから、直接会って話をするときよりも、ちゃんと伝わるように相手のことを意識してみよう。

Point1
まずは用件から話そう!
自分が誰か伝えたら、どんな用件で連絡をしたのかを先に簡潔かつ明確に伝えよう。話しがスムーズに進むよ!

Point2
ハキハキ話そう!
相手が聞き取りやすいようゆっくりハキハキと話そう! 顔が見えない分、声に感情を乗せるとさらに◎。

Point3
最後は確認とお礼!
話した電話の内容に間違いがないか確認をしたら、仕事中に時間を割いてくれたことに対してのお礼を。

電話をかけることを恐れないで!
会社に入社したての頃は電話をすることに苦手意識を持つ人は多い。顔が見えないこともあって、ときには大きな誤解を招いてしまうこともある電話応対。でも相手のことを思いながら電話をすると、伝えたいことがちゃんと伝わるはず。大きな声でしっかりと、筋道を立てて自信を持って話そう! ちなみに細かい話になるが、電話はかけた方から切るのが定説と言われていものの、相手が目上の立場だったりするとその通りではないんだ。また少し注意してほしいのが、電話の切り方。受話器をそのまま置くと相手には「ガチャン!」という音が伝わり不快に感じられてしまうことも。「失礼します」と伝えたら、フックを指でそっと押さえるように通話を切ると、美マナーになる! 些細なことだけど、相手への印象が変わるのでぜひ注意してやってみてほしい。

 

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電話応対のポイントチェック!

 

電話応対ポイント(かける編)
実際に電話をかける前に、イメージトレーニングしておくと焦らずにできるように! 注意すべきポイントを確認しておこう。

Point1
最初に名乗るのが基本! 
会社名と自分の名前をしっかり伝えよう。また、「お世話になっております」と付け加えるのもマナー!

Point2
相手の不在時は自分の情報を漏れなく伝えろ!

相手が不在の時は折り返しが欲しいことを伝え、電話番号も必ず伝えよう。その時に、相手がメモを取る準備時間を取ってあげると◎。

Point3
いつまでもダラダラ話をしないこと!

相手の貴重な時間をもらって電話をしてることを忘れないように。用件を伝え終わったらスムーズに会話を終えるように心がけよう。

ビジネスマナーの教科書
vol.1 挨拶&返事の基本、できてる?
vol.2 相手に伝わる話し方について
vol.3 話し方で周りからの評価をUP!
vol.4 言葉選びのマナー
vol.5 意見が対立した時の話し方
vol.6 「聞き上手」になるためには?
vol.7 身だしなみの基本
vol.8     スーツスタイルの基本
vol.9    ビジネスカジュアルの身だしなみ
vol.10  社会人1年生のカバンの中身
vol.11 ビジネス文書を極めよう
vol.12 頭語・結語・時候の挨拶と前文・末文の挨拶
vol.13  社内文書の基本
vol.14  社外文書の基本
vol.15  封筒・ハガキの宛名書きについて
vol.16  招待状・案内状への返事の仕方
vol.18  電話を受けるときの秘訣
vol,19  クレーム電話対策のススメ
vol.20  指示・報告・連絡・相談の基本
vol.21 「来客応対」の基本を知ろう
vol.22 「他者訪問」の基本を知ろう

監修:西出ひろ子
マナーコンサルタント・美道家。ヒロコマナーグループ代表。ウイズ株式会社代表取締役会長。HIROKO ROSE株式会社代表取締役社長。一般社団法人マナー教育推進協会代表理事。これまで10万人以上に対してマナー研修やおもてなし講座などを開催するだけでなく、マナー評論家としてテレビ番組などのメディアへの出演も多数。これまで国内外で90冊以上の著書・書籍監修を手がけている。

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