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LIFE STYLE- ライフスタイル -

2019.12.23

ビジネスマナーの教科書 vol.13社内文書の基本

社内文書には「社内行事のお知らせ」なども含まれる。あくまでも社内に向けた文書となるため、あまり気負わず作っても大丈夫! でも、最低限のルールは守りつつ、わかりやすさはキープ!

文書作りのアドリブ力を身に付けよう!


社内文書は例に挙げる案内状以外にも、通知状、お知らせ、掲示文、回覧文など、社員に正確な情報を確実に伝達・告知することで、会社の業務をスムーズに行うためのものだ。また、簡潔に情報を伝えるためのツールなので、多くの会社ではフォーマット化されていることがほとんど。社内でよく使われるので、フォーマットを基に文書作成のスキルを磨いて、自分なりの文書を作っておけば、社外文書などに使うフォーマットとしても応用できるはずだ。ここで注意しておきたいのは、社内文書が社外に漏れないような対策を取っておくこと。社内文書をメールで通知している場合は、セキュリティー対策についてしっかりと確認しておこう。大事な会社の情報が外部に漏れないように管理することも社会人としての立派なマナーなのだ。

案内状から紐解く社内文章のいろは
社内の人に向けた案内状を例に、文書を構成する要素を紹介しよう! 必要な情報をわかりやすく記載しているのがわかるはず!

社内文書の一例・案内状

a.文書番号
整理や検索など、管理が必要な文書に書くことで扱いやすくなる。

b.発信日時
実際に文書を提出する日、発信する日時を書く。

c.宛名
部署名、役職名、氏名を記入。敬称は「様」「殿」、全社員への案内の場合は「社員各位」、部署への通知の場合は「部員各位」とする。

d.発信者名
所属と氏名、役職名を記入。場合により内線番号やEメールアドレスも加える。部や課を代表する場合は部課名だけにする。

e.件名
内容がすぐわかるような件名を付ける。紙面の左右中央に、本文より大きめの文書で書くとバランスよくまとまる。

f.主文
儀礼的な全文は不要。簡単な挨拶に続けて、単刀直入に用件を書き始める。趣旨をはっきりと書くとベター。

g.別記
主文を受けて、具体的な内容を説明する部分。「日時」や「場所」など、必要な要素を箇条書きにする。

h.追記
主文に付記したほうがよい項目がある場合に付け加える。添付書類がある場合は「書類名」と「部数」を箇条書きにする。

i.以上
文章の終わりは「以上」「以上です」で締めくくる。

j.担当者の連絡先
返事が必要な内容なら、読み終わった人の動きを考え、担当者の内線番号やEメールアドレスを明記するなどの心配りを。

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ビジネス文書のマナーQ&A



教えてパイセン! ビジネス文書のマナーQ&A
次にビジネス文書でのふとした疑問に答えていこう。間違って覚えていたことがあれば新しく覚え直そう!

Q1.ビジネス文書では「追伸」と書いても大丈夫?
A1.目上の人にも送る文書であれば「追記」と書こう。
→基本的には「追伸」も「追記」も目上の人にはあまり使わないのがベター。

Q2.お中元に対するお礼状を出し忘れたら?
A2.遅れても出すべき! 無視するのはNG!
→もちろんすぐにお礼状を出すのがベスト。4日以上空いてしまったら「御礼のご連絡が遅くなり大変失礼いたしました」など、遅くなったお詫びを一言書き添えて。

Q3.パソコンと手書きを使い分ける場合の注意点は?
A3.基本的にはパソコンで作成し、フォーマット化しておくと便利!
→フォーマットを使う場合は、日時など詳細情報を書き直した項目に関しては送信前に確認を。また、「お礼状」や「お詫び状」は手書きの方が、誠意が伝わる場合も! もちろん、丁寧に心を込めて書くことは忘れずに。

Q4.社内文書を部内で「回覧」する必要がある場合は?
A4.回覧マークや閲覧確認用の「チェック欄」などを記載しておくと効率よく回覧できる。
→回覧資料は誰が確認したのかがわからないと、いつまでも回覧し続けることになりかねないので注意! 読んだらサインしてもらえるよう欄を作るなどの工夫が必要。

Q5.万が一、間違った情報を記載してしまったら?
A5.即座に正しい情報の文書を作成!
→社内メールや掲示板といった、該当する社員に対してすぐに確認してもらえる方法で伝えよう。また、古い書面を破棄してもらうことも忘れずに。

ビジネスマナーの教科書
vol.1 挨拶&返事の基本、できてる?
vol.2 相手に伝わる話し方について
vol.3 話し方で周りからの評価をUP!
vol.4 言葉選びのマナー
vol.5 意見が対立した時の話し方
vol.6 「聞き上手」になるためには?
vol.7 身だしなみの基本
vol.8     スーツスタイルの基本
vol.9    ビジネスカジュアルの身だしなみ
vol.10  社会人1年生のカバンの中身
vol.11 ビジネス文書を極めよう
vol.12 頭語・結語・時候の挨拶と前文・末文の挨拶
vol.14 社外文書の基本
vol.15 封筒・ハガキの宛名書きについて
vol.16  招待状・案内状への返事の仕方
vol.17  電話応対の基本

監修:西出ひろ子
マナーコンサルタント・美道家。ヒロコマナーグループ代表。ウイズ株式会社代表取締役会長。HIROKO ROSE株式会社代表取締役社長。一般社団法人マナー教育推進協会代表理事。これまで10万人以上に対してマナー研修やおもてなし講座などを開催するだけでなく、マナー評論家としてテレビ番組などのメディアへの出演も多数。これまで国内外で90冊以上の著書・書籍監修を手がけている。

イラスト:竹本浩平

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