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LIFE STYLE- ライフスタイル -

2019.09.24

ビジネスマナーの教科書 vol.2相手に伝わる話し方について

改めてビジネスマナーの基本を紐解いていくこのコーナー。今回は「話し方」について、意識すべきことについて解説しよう。話し方や言葉選びには、相手に対する心遣いが自分の考えている以上に出ているものだ。ビジネスシーンにおける会話の役割や、話す時に注意することは何かを学んでいこう。

これから社会に出る大学生の皆さん、そして、入社1年目の人はもちろん、すでに社会人としてがんばっている人も、改めてビジネスマナーの基本を一緒に学んでいこうという本連載「ビジネスマナーの教科書」。第2回目の今回は「相手に伝わる話し方について」。

「コミュニケーション」の基本
話し方のマナー

【今回学ぶビジネスマナーは?】
話し方のマナー

1.ビジネスシーンの中で会話が持つ役割とは?
2.相手と打ち解けやすい話し方の基本
3.わかりやすい話し方のコツ

1.ビジネスシーンの中で会話が持つ役割とは?立場や年齢はもちろん、育ってきた環境も異なる人たちが職場というコミュニティで一緒に働いている。そうした中でも円滑な人間関係を構築していくために重要視されるのは、良識あるコミュニケーションをとることができるかどうかだ。相手に不快感を与えることなく、良い関係性を築いていくための話し方を身に着けていこう!

2.相手と打ち解けやすい話し方の基本話し方も工夫することで、コミュニケーションをより円滑なものにしていく武器となる。そこで、ビジネスシーンにおいて相手と打ち解けやすい話し方について解説していこう。

・わかりやすさ
大切なのは話した内容が相手にきちんと伝わること。伝わりづらい言い回しやニュアンスなどは避けて、わかりやすい表現を意識して話すことを大事にしていこう。

・相手に好意的に思われるように
好意を持ってもらうためには、わかりやすさだけでなく、相手に不快感を与えないようにすることが大切。自分のことを気にかけてくれていると話している相手に伝われば、相手とのコミュニケーションもより良い形で重ねていく手助けとなってくれる。

3.わかりやすい話し方のコツわかりやすさにも様々な基準があるが、ビジネスシーンにおいて特に重要なのは、順番、言葉選び、声、表情の四要素。こちらの四要素について一つずつ解説していこう。

・順番…要点から伝える
相手に話を理解してもらうために大切なのは、話の結論を意識した話し方をすること。話の中で大切な部分や、相手が一番知りたいことを先に伝えておくことで、その後の話の流れがより入っていきやすくなるものだ。また、「何を話したいのかわからない」という、相手の不安を取り除く材料にもなってくれる。

・言葉選び…相手に伝わる言葉を選ぶ
同じ職場においても同僚、先輩、後輩と立場によって言葉遣いは変わってくるものだろう。それは仕事面においては、取引先といった社外の人との関係性にも大きく関わってくるもの。だからこそ、会話の際には相手が日常的に使うような、よくわかる言葉を選ぶことが大切だ。また、専門用語や業界用語などは特に使う相手を選んで使うことを心がけよう。また、時には「ゆったり使える広さの会議室です」→「テニスコートくらいの広さの会議室です」といった具合に、たとえ話を用いて相手にイメージしてもらいやすくしたり、「机と椅子を配置させて100名は座れる広さです」と具体的な数字を用いてイメージしてもらえるような気配りも必要になってくる。

・声…相手が聞き取りやすくなるように
聞き取りやすさというのは声の大きさだけでなく、抑揚や明瞭さ、スピードといった要素を意識していく必要がある。大きい声や早口は威圧的な印象を与え、小さく聞き取りづらい話し方は自信なさげに受け取られてしまう。また、下を向いて話すと声も小さく低くなる、というように声と姿勢は連動しているといわれている。だからこそ、姿勢を正して相手に向かい合うことで、自然と相手に合った声量や声色に近づけることができる。相手に目線を合わせて会話をすることを意識しよう。

・表情…会話の内容に合わせて
会話の内容に合わせた表情を見せることで、相手も君の話に信頼性を持つことができる。逆に、真剣な会話をしている状況で顔がにやけているといったように、会話の内容と表情が一致していないと、相手に不信感を与えてしまうので注意が必要だ。目から入ってくる情報は多くの情報量を持っている。相手との信頼関係を紡いでいくためにも、言葉以上に表情や態度で相手に寄り添える対応ができるようにして行くことが大切だ。また、相手が不安を抱えている表情を浮かべているように見えたら「もう一度説明しましょうか?」と聞くなど、その表情から相手がしてほしいことをくみ取るということも大事なことだ。

次回は「話し方の基本」について紹介!

監修:西出ひろ子 
マナーコンサルタント・美道家。ヒロコマナーグループ代表。ウイズ株式会社代表取締役会長。HIROKO ROSE株式会社代表取締役社長。一般社団法人マナー教育推進協会代表理事。これまで10万人以上に対してマナー研修やおもてなし講座などを開催するだけでなく、マナー評論家としてテレビ番組などのメディアへの出演も多数。これまで国内外で85冊以上の著書・書籍監修を手がけている。

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