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LIFE STYLE- ライフスタイル -

2020.01.06

ビジネスマナーの教科書 vol.15封筒・ハガキの宛名書きについて

ビジネスシーン以外にも共通するのが封書の書き方だ。宛名や差出人に応じて「縦書き」「横書き」を使い分けるとスマート。その形式を理解することで様々な場面で対応できるようになるぞ!

和封筒の宛名書き

和封筒の宛名書きを、書式を中心に確認していこう。記入すべき項目をそれぞれの位置に当てはめていくと、確認もしやすくなる。

a.切手
切手を貼るときは、重さや大きさに合った金額分を一枚で収まるように貼り付けるのがスマートだ。

b.住所
書き出しは右端から1~1.5cmほど空ける。縦書きの場合は番地を漢数字で。建物名は2行目でもOK。

c.宛名
住所よりも少し大きく、封筒の中央に。ただし、役職などの肩書は住所などと同じサイズ感で社名は正式名称で。

宛名一覧

d.内容表示語(外脇付)
封書を受け取ったときにどう扱うべきか示すもの。扱い方を書いておくと、お互いのためになる。

内容表示語
左下に小さめの字で書く。意味はそれぞれ以下のようになる。

e.封締め
セロハンテープやホチキスは×、液体のりを使ってしっかりと貼る(両面テープも可)。中心部にはボールペンで「〆」、かしこまった場合は「封」と書くか「緘」の印を押す。

f.日付
左上にやや小さめに、発信年月日を入れる。

g.差出人
中心線より右側に差し出し人の住所、社名、部署名。中心線より左側に差出人名を書く。左側の郵便番号上にまとめて書いてもOK。

CHECK POINT!
書き方はわかったけれど、いざ書くとなると緊張するし、そもそも僕あまり字がきれいじゃなくてという人もいるかもしれないが、字が汚くても、丁寧にゆっくり書けば大丈夫! もしくは最近「宛名ラベルシール」を作成して貼るだけっていうのも増えているからあまり心配しなくても大丈夫だ。

 

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次は洋封筒の宛名書きについて

 

洋封筒の宛名書き

洋封筒の宛名書きを、書式を中心に確認していこう。和封筒との違いも確認しながら、記入すべき項目の確認をしていこう。a.切手
右上に、はがれないように全面をしっかりと貼ろう。

b.郵便番号
左上の端から2文字ほどスペースを空けた位置に書く。

c.住所
横書きでは、漢数字ではなく算用数字を用いるのが基本。

d.宛名
一目で区別できるように、住所よりも大きめの字で書くように。

CHECK POINT!
意外と迷う切手の位置。便利な覚え方は「縦長に置いたときに左上に切手」と覚えておくと間違わない!

 

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次はハガキの宛名書きについて

 

ハガキの宛名書き

ハガキの場合は差出人の住所は表面でも、裏面でもOK。表面に書く場合は左端に小さい文字で書く。郵便番号も忘れずに。

右端から住所→会社名→部署名→相手の名前の順で書くのが基本。番地などの数字は漢数字が好ましい。ビル名や階数は省略NG! 宛名に個人名を書くときは、「御中」ではなく「様」を付けて送ること。

ハガキは気軽な内容を伝える時に!
「ハガキ」は封書が持つ役割を簡単にしたもの。「ハガキ」であれば、年賀状や暑中見舞いなどで見たことや、実際に書いたこともあるのでは? ハガキは基本的には、ビジネス文書には使わない。なぜなら、文面がむき出しのため情報漏洩のリスクもあるからだ。でも、季節の変わり目の挨拶など、葉書を使ったコミュニケーション方法もあり、開封の手間なく、すぐに読んでもらえるというメリットもある。親しい間柄であればお礼状に使うのも良い。公的にオープンなイベントの案内も問題ないだろう。状況に応じた使い分けができるようになれば便利なツールなのだ。もちろん、万が一雨に濡れる可能性も考えて油性のペンで書こう!

 

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手紙・文書の折り方、入れ方について

 

手紙・文書の折り方、入れ方

基本的に「三つ折り」で入れ、封筒のサイズによっては「四つ折り」でもOK。折る回数を少なくすると、開封時に見やすくなって◎

和封筒:三つ折りの場合1、1/3になるように折り目を付けておく。

2、まずは下から上に折る。

3、次に上から下に折り重ねる。

4、入れるときは書き出し部分が右上になるように。

和封筒:四つ折りの場合

1、始めは1/2になるように折り目を付けておく。

2、まずは下から上に折る。

3、次に上から下に1/4になるように折り重ねる。

4、相手の社名や氏名に折り目がつかないよう気を付けて。

CHECK POINT!
どの折り方でも、「先に下から折り曲げて、上からたたむ」のが鉄則だ! 意外と受け取った人には見られているので身に着けておくといい。細かいところにも気を配れるのが仕事のできる男の条件だ。

 

ビジネスマナーの教科書
vol.1 挨拶&返事の基本、できてる?
vol.2 相手に伝わる話し方について
vol.3 話し方で周りからの評価をUP!
vol.4 言葉選びのマナー
vol.5 意見が対立した時の話し方
vol.6 「聞き上手」になるためには?
vol.7 身だしなみの基本
vol.8     スーツスタイルの基本
vol.9    ビジネスカジュアルの身だしなみ
vol.10  社会人1年生のカバンの中身
vol.11 ビジネス文書を極めよう
vol.12 頭語・結語・時候の挨拶と前文・末文の挨拶
vol.13  社内文書の基本
vol.14  社外文書の基本
vol.16  招待状・案内状への返事の仕方
vol.17  電話応対の基本

監修:西出ひろ子
マナーコンサルタント・美道家。ヒロコマナーグループ代表。ウイズ株式会社代表取締役会長。HIROKO ROSE株式会社代表取締役社長。一般社団法人マナー教育推進協会代表理事。これまで10万人以上に対してマナー研修やおもてなし講座などを開催するだけでなく、マナー評論家としてテレビ番組などのメディアへの出演も多数。これまで国内外で90冊以上の著書・書籍監修を手がけている。

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