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2019.12.09

ビジネスマナーの教科書 vol.11ビジネス文書を極めよう

ビジネスシーンでやり取りされる報告書や請求書など、多くの文書をまとめて「ビジネス文書」と呼ぶ。社内、社外でのやり取りによって違いもあるので、マナーにおいては細心の注意が必要だ!

読みやすい書面を作るための秘訣!


ビジネス文書は、社内文書と社外文書の2つに分類される。まず、「社内文書」は会社内部で使うもの全般のことで、一般的には部署で取りまとめたものを使うけれど、状況によっては担当者の名前で発行される場合もある。そして「社外文書」は、会社外部に提出する業務取引文書や社交文書がメイン。お礼状や請求書なども含めて、君が作ったものも、会社として発行したことになる。また、外部に出すものには、「押印」が必須。もちろん、どの文書も仕事における公的な文書なので、わかりやすく、正確な情報をまとめることが求められる。完成したら、記載した情報に間違いがないか、わかりにくい表現はないか、何度も読み直すことも忘れずに。



美しいビジネス文書の方程式とは?

文書作成においては、わかりやすさはもちろん、内容に合わせた形式で書くことが大事。その前に意識してほしい基本をチェックだ!

パーフェクトなビジネス文書の条件
条件その1
1つの文書に、1つの用件
文章が長く、伝わりづらくならないように、1つの文書につき1つの用件を書き記そう。短く簡潔な文章にすることが重要だ!

条件その2
文書は同じものを3部用意せよ!
文書は「正本(実際に送付する文章)」「控え(保管用)」「写し(関連部署などへの通知用)」の計3部を同じ内容で作成することが鉄則だ!

条件その3
なるべく1枚にまとめる心配りを!
管理しやすくするため、1枚にまとめるのがベスト。文字の大きさは10.5ポイントが基本だが、収まり具合では9ポイントに下げても◎

条件その4
ページが増えたら通し番号を!
情報が多く数枚にわたる場合は、通し番号を「1/3」「2/3」「3/3」というように「現在/全体のページ数」で書くとわかりやすくなる。

条件その5
「横書き」×「A4判」が基本中の基本!
原則として文章は「横書き」、用紙は「A4判(210×297ミリメートル)」で作成。作り方をそろえれば、整理・保存がしやすくなる。

わかりやすい文書に仕上げるためのコツ
文章を組み立てていく上でわかりやすくするためのポイントを、次のビジネス文書を見ながら確認していこう。
ポイント1
内容は簡潔&丁寧に
正確な情報を簡潔に伝えることが重要なビジネス文書。あいまいな表現は避け、結論から先に書こう。数字で伝えられることは数字で記すことで、読み手に正しく伝えられる!

ポイント2
箇条書きでスッキリ!
複数の用件を伝えるときは、箇条書きで短くしよう。ポイントを1つずつ挙げていくときは、冒頭に「・(なかぐろ)」を付けて書くとわかりやすくなる。

ポイント3
ビジネス文書では押印が必須!
押印は会社や代表が正式に発信する証明となるもの。偽造防止の役目もあるので、印を押す際には社名の文字にかかるように! また、契約書の場合、契印や割印を押すのが鉄則だ。

ポイント4
心配りを大切に!
1つの文章は40字程度の長さがでまとめるのが理想的。定型文で短くまとめればわかりやすくなる。でも、冷たい印象を与えることもあるので、感謝の言葉などを添えると◎

ポイント5
機種依存文字に注意!
丸付き文字(①、②など)は文字化けしやすいため、なるべく避けよう! また、文字化けの可能性が高くなる機種依存文字は使わないようにするのが鉄則だ。


ビジネスマナーの教科書
vol.1 挨拶&返事の基本、できてる?
vol.2 相手に伝わる話し方について
vol.3 話し方で周りからの評価をUP!
vol.4 言葉選びのマナー
vol.5 意見が対立した時の話し方
vol.6 「聞き上手」になるためには?
vol.7 身だしなみの基本
vol.8     スーツスタイルの基本
vol.9    ビジネスカジュアルの身だしなみ
vol.10  社会人1年生のカバンの中身
vol.12  頭語・結語・時候の挨拶と前文・末文の挨拶
vol.13  社内文書の基本
vol.14  社外文書の基本
vol.15 封筒・ハガキの宛名書きについて
vol.16  招待状・案内状への返事の仕方
vol.17  電話応対の基本
vol.18  電話を受けるときの秘訣
vol,19  クレーム電話対策のススメ
vol.20  指示・報告・連絡・相談の基本
vol.21 「来客応対」の基本を知ろう

監修:西出ひろ子
マナーコンサルタント・美道家。ヒロコマナーグループ代表。ウイズ株式会社代表取締役会長。HIROKO ROSE株式会社代表取締役社長。一般社団法人マナー教育推進協会代表理事。これまで10万人以上に対してマナー研修やおもてなし講座などを開催するだけでなく、マナー評論家としてテレビ番組などのメディアへの出演も多数。これまで国内外で90冊以上の著書・書籍監修を手がけている。

イラスト:竹本浩平

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